ROC de Leijgraaf ontvangt eerste digitaal ondertekende onderwijsovereenkomst

Studenten ondertekenen onderwijsovereenkomst via Ondertekenen.nl

Haarlem, 12 juli 2016 – Het versturen en weer in ontvangst nemen van papieren onderwijsovereenkomsten kost onderwijsinstellingen jaarlijks veel tijd en geld. Voor vier mbo-instellingen reden om samen met saMBO-ICT, SURFmarket, Evidos en het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap het proces te digitaliseren. ROC de Leijgraaf uit Noordoost-Brabant had in mei de primeur. Chantal Verhagen uit Schijndel stuurde haar onderwijsovereenkomst met ROC de Leijgraaf binnen vier uur digitaal ondertekend retour.

Het versturen van onderwijsovereenkomsten en het weer in ontvangst nemen van de ondertekende documenten is een complex proces. Dit proces staat bovendien onder toezicht van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (OCW) en moet goed en controleerbaar zijn ingericht om in aanmerking te komen voor de vergoeding die onderwijsinstellingen per ingeschreven student ontvangen. 

De onderwijsinstelling moet de overeenkomst in tweevoud uitprinten, met een retourenvelop in een gefrankeerde envelop stoppen en per post versturen. Daarna volgt vaak een arbeidsintensieve periode waarin de onderwijsinstelling achter de handtekening aan moet ‘jagen’. Na ontvangst moet de instelling het document weer inscannen of op een andere manier opnemen in het administratieve proces.

Samen met drie andere onderwijsinstellingen, SURFmarket, saMBO-ICT, Evidos en het ministerie van OCW werkte ROC de Leijgraaf een methode uit om dit proces te vereenvoudigen en versnellen. Een toekomstige student ontvangt een e-mail met daarin een link die leidt naar Ondertekenen.nl, de dienst van Evidos voor het digitaal ondertekenen van documenten. Hier kan de student de documenten raadplegen en na akkoord ondertekenen. De onderwijsinstelling ontvangt vervolgens het ondertekende document en een overzicht van de transactie. Voor het vaststellen van de identiteit is gekozen voor DigiD, een hoogwaardig authenticatiemiddel waar studenten toch al over beschikken en onderwijsinstellingen gebruik van kunnen maken.

Laagdrempelig

Een korte pilot met acht studenten bewees dat deze aanpak werkt; het eerste contract kwam binnen vier uur na verzending alweer digitaal ondertekend retour. “Dit bewijst dat de drempel voor het ondertekenen met DigiD niet zo hoog ligt als vaak wordt gedacht”, aldus projectleider Twan Smets van saMBO-ICT, een organisatie die samenwerking en innovatie binnen het mbo stimuleert. “De gekozen oplossing blijkt zeer laagdrempelig te zijn. Ook bij andere onderwijsinstellingen is er inmiddels belangstelling voor het digitaal ondertekenen van onderwijsovereenkomsten.”

ROC de Leijgraaf heeft het systeem voor het digitaal ondertekenen van onderwijsovereenkomsten inmiddels in productie genomen. Grote aantallen onderwijsovereenkomsten zijn al ondertekend via de beveiligde omgeving van Evidos, een specialist op het gebied van het plaatsen van digitale handtekeningen. Via een dashboard kan ROC de Leijgraaf precies volgen welke overeenkomsten al zijn ondertekend, en welke niet.

“Het digitaal versturen en ondertekenen van onderwijsovereenkomsten maakt het proces voor zowel de leerling als de onderwijsinstelling veel eenvoudiger”, concludeert Eustaach van Lent, bij ROC de Leijgraaf manager Informatievoorziening & Cursistenadministratie. “Het proces verloopt echt heel erg soepel en we hopen binnenkort tevens te starten met het digitaal ondertekenen van praktijkovereenkomsten. Docenten en begeleiders kunnen zich weer richten op het onderwijs in plaats van het najagen van papier. Een volgende stap is dat we de onderwijsovereenkomsten digitaal gaan versturen vanuit de applicatie waarmee we de overeenkomsten aanmaken. Dan hoeven we alleen nog maar te monitoren of ze ook daadwerkelijk ondertekend retour komen.”

Over Ondertekenen.nl
Ondertekenen.nl is onderdeel van Evidos, marktleider in oplossingen voor de elektronische handtekening en digitale identiteit. Organisaties die veel papieren documenten met een schriftelijke handtekening verwerken, hebben voordeel bij de digitale handtekening. Voorkom onnodig printen, scannen, faxen, gegevens overtypen en post versturen. Verlies geen tijd met wachten op een papieren handtekening. Het kan sneller, goedkoper en gebruikersvriendelijker. Contracten, offertes, polissen, bouwtekeningen en andere documenten hoeven niet meer op papier. Ze worden voorzien van een juridisch geldige digitale handtekening. Simpel en zeker documenten ondertekenen met Ondertekenen.nl.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: